Veranstaltungen / Vergabe - Zusammenarbeit zwischen Bedarfsträgern, Fachabteilungen und Vergabestellen

Schnittstelleprobleme bei der Vergabe. So klappt die Zusammenarbeit zwischen Bedarfsträgern, Fachabteilungen und Vergabestellen: Gemeinsam mit dem Bedarfsträger Vergabeverfahren vorbereiten

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Schwerpunkte:

Teil 1 (09.00 bis 10.30 Uhr): Beschaffungsbedarf gemeinsam mit den Fachbereichen richtig erheben

Im Teil 1 dieses Seminars lernen die Teilnehmer, wie sie gemeinsam mit Bedarfsträgern eine rechtssichere, transparente und zugleich praktikable Vorbereitung von Vergabeverfahren gestalten. Der Fokus liegt dabei auf einer partnerschaftlichen und strukturierten Zusammenarbeit, die durch klare Rollenverteilung, frühzeitige Einbindung und abgestimmte Kommunikation zu einer höheren Effizienz und Qualität der Vergabe führt. Anhand von Praxisbeispielen und typischen Stolpersteinen erarbeiten die Teilnehmenden Handlungsansätze, um interne Prozesse zu verbessern, Konflikte zu vermeiden und ihre Verfahren durch frühzeitige Klarheit zu beschleunigen. Ziel ist es, den Vergabeprozess als gemeinsame Aufgabe zu verstehen, bei der juristische, wirtschaftliche und fachliche Perspektiven produktiv zusammenspielen.

Schwerpunkte Teil 1:

· Leistungsbeschreibung, Eignungs- und Bewertungskriterien zusammen rechtssicher und praxistauglich gestalten

· Einen ausreichenden Marktüberblick gewinnen und frühzeitig Entscheidungen treffen. Wer macht dabei was, wann?

· Konfliktvermeidung durch klare Kommunikation und Rollenverteilung und konkrete Praxistipps zur Reduzierung von Reibungsverlusten

Teil 2 (11.00 bis 12.30 Uhr): Mit dem Bedarfsträger effizient und reibungslos im Vergabeverfahren zusammenarbeiten

Im Teil 2 dieses Seminars steht die effiziente Zusammenarbeit in den zentralen Phasen des Vergabeprozesses im Mittelpunkt. Die Teilnehmenden erfahren, wie durch klare Kommunikation, abgestimmte Arbeitsprozesse und verbindliche Rollenverteilungen typische Reibungsverluste vermieden und rechtliche Risiken minimiert werden können. Besonderes Augenmerk liegt auf der kooperativen Durchführung der Angebotswertung, dem Umgang mit Bieterfragen und der Vorbereitung der Zuschlagsentscheidung. Die Teilnehmenden erhalten praxistaugliche Handlungsempfehlungen, wie sie in interdisziplinären Teams strukturiert, nachvollziehbar und rechtssicher agieren - auch unter Zeitdruck und bei komplexen Sachverhalten.

Schwerpunkte Teil 2:

· Zusammenarbeit bei der Beantwortung von Bieterfragen

· Eignungsprüfung und Angebotswertung gemeinsam und effizient gestalten

· Kommunikation im Fokus: Gemeinsam reaktionsschnell und lösungsorientiert agieren

Zielgruppe

Beschaffende sowie Mitarbeitende aus Fachabteilungen, und alle weiteren Akteure, die an der Vorbereitung öffentlicher Beschaffungen beteiligt sind.

Ziel

Vergabeverfahren stehen unter zunehmendem Zeit-, Dokumentations- und Rechtfertigungsdruck. Dabei entstehen Herausforderungen nicht nur durch rechtliche Rahmenbedingungen, sondern insbesondere durch Schnittstellenprobleme zwischen Bedarfsträgern, Fachabteilungen und Vergabestellen. Unklare Verantwortlichkeiten, verspätete Einbindungen, divergierende Zielvorstellungen oder unzureichend abgestimmte Leistungsbeschreibungen führen häufig zu Verzögerungen, formalen Mängeln oder zur Vergabe von Leistungen, die nicht bedarfsgerecht sind. Der Erfolg eines Vergabeverfahrens hängt somit in hohem Maße von der internen Zusammenarbeit der beteiligten Akteure ab - von der Bedarfsanalyse bis zur Zuschlagserteilung. Das Seminar vermittelt praxisnah, wie Vergabestellen und Bedarfsträger gemeinsam effiziente, rechtssichere und transparente Vergabeverfahren gestalten können. Es zeigt, wie durch eine abgestimmte Aufgabenverteilung, vorausschauende Kommunikation und eine kooperative Haltung sowohl die Qualität der Beschaffung als auch die Prozessgeschwindigkeit verbessert werden können. Neben den rechtlichen Grundlagen liegt ein besonderer Fokus auf der praktischen Organisation der Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung. Die Inhalte orientieren sich am vollständigen Ablauf eines Vergabeverfahrens - von der Bedarfsermittlung über die Erstellung der Vergabeunterlagen bis hin zur Angebotswertung und Zuschlagserteilung - und bieten konkrete Handlungsansätze für die Optimierung der internen Abläufe. Das Seminar ist eine Kooperationsveranstaltung von GIBT Colleg e. V. (Veranstalter) und dem Kommunalen Bildungswerk e. V. GIBT Colleg e.V. und KBW e.V. stehen für die handlungsorientierte Vermittlung anspruchsvoller Fachthemen in der beruflichen Praxis.

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Standorte

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Terminoptionen

31.07.2026
(09:00
-
12:30)
(Online)
23.10.2026
(09:00
-
12:30)
(Online)

Preis

225,00 € USt.-befreit

Referenten

Robert Thiele
Robert Thiele, Ass. jur., MBA, ist Referent im Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS), Referat DS II 3 - Digitalisierung des öffentlichen Einkaufs. Er leitet das Projekt "Marktplatz Deutschland" sowie die Arbeitsgruppe EVB-IT des IT-Planungsrats. Er ist Co-Vorsitzender der Arbeitsgruppe EVB-IT des IT-Planungsrates und Leiter der Verhandlungsgruppe. Für das BMI verhandelte er u.a. den EVB-IT Cloudvertrag. Seine Schwerpunkte liegen im Vergabe- und IT-Recht. Im BMI setzt er zurzeit ein Projekt zur automatisierten Vertragserstellung um. Neben seiner Tätigkeit als Dozent zu vergaberechtlichen Themen ist er u.a. Autor des Vergaberechtlichen Literaturbriefes und Kommentator bei Beck-Online.
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