Schwerpunkte:

                Block 1 (120 min) - Projekte in der öffentlichen Verwaltung: Grundlagen, Business Case und Initialisierung

·     Was ein Projekt im Verwaltungskontext ausmacht: Abgrenzung zur Linientätigkeit und zu Daueraufgaben sowie typische Projektarten in der öffentlichen Verwaltung

·     Besonderheiten öffentlicher Projekte: politische Rahmenbedingungen, Haushalts- und Vergabelogik, Beteiligungspflichten und ihre Auswirkungen auf das Projektvorgehen

·     Klassische, agile und hybride Vorgehensmodelle: Wasserfall, Scrum, Kanban und hybride Ansätze im Überblick sowie Entscheidungskriterien für die Wahl des passenden Modells im Verwaltungskontext

·     Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und Business Case: monetäre und nicht-monetäre Nutzenargumente, Bezug zur Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (WiBe) und überzeugende Argumentation gegenüber Politik, Verwaltungsspitze und Aufsicht

·     Projektinitialisierung: Projektauftrag, Zielsystem, Projektsteckbrief und Stakeholder-Analyse

·     Aufbau einer tragfähigen Projektorganisation - Auftraggeber, Lenkungskreis, Projektleitung, Teilprojektleitung und Fachbeteiligte

·     Praxisbezug: gemeinsame Erarbeitung eines Mini-Business-Case anhand eines exemplarischen Verwaltungsvorhabens.

                Block 2 (120 min) - Planung, Steuerung und Erfolgsfaktoren: warum Projekte gelingen und woran sie scheitern

·     Projektplanung in der Verwaltungspraxis: Phasen, Meilensteine, Arbeitspakete und realistische Aufwandsschätzung

·     Projektsteuerung und Controlling: Statusberichte, Ampellogik, Eskalationswege

·     Risikomanagement und Umgang mit Unsicherheit: frühzeitige Erkennung kritischer Entwicklungen

·     Erfolgsfaktoren und Ursachen des Scheiterns: Erkenntnisse aus Forschung und Verwaltungspraxis zu unklaren Aufträgen, schwachen Auftraggeberrollen, fehlenden Ressourcen, kulturellen Widerständen und mangelnder Kommunikation

·     Projektabschluss und Übergang in den Regelbetrieb: Hypercare, Wissenstransfer und nachhaltige Verankerung der Projektergebnisse in der Linienorganisation

·     Praxisbezug: kollegiale Reflexion realer Projektsituationen der Teilnehmenden anhand strukturierter Erfolgs- und Risikofaktoren.

                Block 3 (120 min) - Projektkommunikation und Führung in hybriden Zeiten

Inhaltliche Schwerpunkte:

·     Stakeholder-Kommunikation und zielgruppengerechte Kommunikation: Stakeholder-Analyse und passende Kommunikationsformate von der operativen Fachebene bis zur politischen Spitze

·     Projektführung in hybriden Settings: virtuelle und gemischte Teams souverän steuern, Meeting-Architektur aus Jour fixe, Lenkungskreis, Workshops und asynchronen Formaten

·     Konfliktmanagement und Umgang mit Widerstand: typische Widerstandsmuster in Veränderungsprozessen und konkrete Handlungsoptionen für die Projektleitung

·     Werkzeuge der Projektkommunikation: Statusberichte, One-Pager, Roadmaps, visuelle Formate

·     Praxisbezug: Entwicklung eines Kommunikationsplans für ein eigenes Projekt der Teilnehmenden.

                Block 4 (120 min) - KI im Projektmanagement: Werkzeuge, Verantwortung und Praxis

·     Anwendungsfelder Künstliche Intelligenz im Projektmanagement: systematischer Überblick entlang des Projektlebenszyklus von der Initialisierung über Planung und Steuerung bis zu Kommunikation und Abschluss

·     Konkrete KI-Werkzeuge und wirksame Prompts für die Projektarbeit Demonstrationen aus der Praxis und übertragbare Prompt-Bausteine für typische Projektaufgaben

·     Verantwortungsvoller Einsatz generativer KI in Verwaltungsprojekten: Datenschutz, IT-Sicherheit und EU AI Act sowie Grenzen, Risiken und die Verantwortung der Projektleitung

·     Aufbau von KI-Kompetenz im Projektteam: wie sich generative KI nachhaltig in die eigene Projektarbeit und in die Verwaltungsorganisation integrieren lässt

·     Praxisbezug: Live-Demonstration ausgewählter KI-Werkzeuge für die Projektarbeit.